La digitalisation du transfert des documents s’accélère

En raison de la pandémie du Coronavirus, les restrictions imposées par les pouvoirs publics roumains accélèrent les démarches quant à la digitalisation de la communication des différents documents entre les autorités et institutions publiques et les opérateurs économiques.

Cette digitalisation du transfert des documents constitue, cependant, de nombreux défis, notamment concernant l’authenticité des signatures et des actes, ainsi que la sécurité des données. Des modifications ont été récemment effectuées concernant la signature électronique et le transfert par voie électronique des documents.

Tous les documents ayant été signés par une autorité par signature électronique sont considérés comme semblables à un document papier qui comporte une signature manuscrite et délivré de façon traditionnelle jusqu’ici. En même temps, les institutions et autorités publiques seront tenues d’accepter des documents sous forme électronique, provenant des opérateurs économiques, signés par une signature électronique. Chacune des autorités décidera, toutefois, du type de signature électronique qu’elle va accepter afin d’utiliser le service en ligne. Des précisions qui vont devoir faire l’objet de publication par chaque institution publique et autorité.

Les documents seront communiqués par courrier électronique ou à partir du portail en ligne de chaque institution. Les institutions publiques et les autorités bénéficieront de services de certification qualifiée du STS (Service des Télécommunication Spéciales) pour la signature électronique des documents délivrés.

Le Règlement eIDAS prévoit, par ailleurs, trois types de signatures électroniques : la signature électronique simple, la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée. Il convient de souligner que le dernier type de signature électronique a valeur de signature olographe dans les États de l’Union européenne si le second type de signature ne dispose pas d’une telle caractéristique.

En Roumanie, le Registre du Commerce, l’Agence Nationale pour l’Emploi ou le Fisc ont déjà digitalisé entièrement ou partiellement leurs services en donnant la possibilité d’obtenir ou de transmettre, sous forme électronique, des certificats ou d’autres documents. La signature électronique des déclarations fiscales et leur dépôt en ligne sont acceptés par l’ANAF (Agence Nationale d’Administration Fiscale).

Pour obtenir un Certificat de Situation d’Urgence auprès du Ministère de l’Économie, de l’Énergie et de l’Environnement des Affaires, une signature électronique qualifiée est nécessaire pour le dépôt du dossier, dans le contexte de la pandémie du Coronavirus. Ce certificat permet aux personnes morales de bénéficier de certaines facilités de crédits et fiscales.

En Roumanie, il existe des opérateurs pouvant délivrer ces signatures électroniques, agréés par les autorités, dont la liste est consultable ici. Il convient, toutefois, de souligner qu’il est possible de choisir tout opérateur bénéficiant de l’autorisation de l’UE, qu’importe son pays d’origine.

La communication digitalisée entre la société, le citoyen et les autorités prend la voie déjà attendue depuis fort longtemps. Elle aura d’autant plus un impact important lorsque l’ensemble des autorités, les autorités locales comprises, aura la capacité d’offrir des services essentiels en ligne.